Un buen contrato de servicios debe ser completo y adecuado a cada situación, cubriendo todos aquellos supuestos generales que puedan presentarse. Sin embargo, deben tenerse en cuenta las particularidades de cada situación, así como el entorno y lugar de prestación de servicios.
En cualquier caso, el anexo del contrato deber especificar todas aquellas características técnicas, que por su naturaleza y densidad no están presentes en el texto del contrato, especificando cualquier detalle necesario.
En este artículo se analizan algunos puntos importantes que deben formar parte de cualquier contrato y las propuestas de enmienda, así como contrapropuestas sugeridas para mejorarlo. No se tratá de una guía de redacción, sino de un análisis de aquellos puntos que suelen fallar en la formalización de un contrato. La redacción particular depende de cada situación concreta y debe tener en cuenta la estrategia de la empresa.
- Actores y responsabilidad: En primer lugar, cabe destacar la necesidad de exponer correctamente las personas que toman parte en el contrato, así como su posición y potestad para decidir en el ámbito del acuerdo. Esto nos permitirá asegurar la responsabilidad y cumplimiento aceptado por persona/s con poder y alcance suficiente para la toma de decisiones que acontezcan en el resto del contrato.
- Cometido principal: Los manifiestos expuestos en el contrato determinan el cometido principal, así como el alcance del contrato (detallado más adelante), eximiendo a los diferentes implicados de cualquier responsabilidad derivada de los hechos que se declaran en el contrato. La exclusión explícita del mantenimiento de los sistemas es una hábil maniobra que asegurará el entendimiento y compromiso sobre el alcance del servicio.
- Objeto y alcance: En este apartado se enumeran los servicios prestados, así como otras necesidades y valores (mano de obra y materiales). No se detallan las especificaciones técnicas (que se incluyen en los Anexos) y se acotan todos los servicios que se ofrecerán y su ámbito. Deben detallarse todas aquellas partes del servicio que puedan resultar confusas o reclamables por el cliente, dada su naturaleza o simplemente por acuerdo de servicio. Esto evitará posibles disputas futuras sobre el alcance de los servicios prestados.
- Lugar de prestación del servicio: La inclusión del lugar de prestación del servicio es un punto muy interesante, ya que pueden plantearse casos en los que la necesidad de desplazamiento suponga un elevado coste oculto, tanto para el cliente si se le factura por separado, como para el proveedor. Por otro lado, los accesos a infraestructuras y/o equipos pueden ser necesarios en todos aquellos casos en los que el contrato se sustente sobre un nivel de servicio específico acotado a las zonas restringidas o privación de acceso específico a personal externo.
- Precio y tarifas: A menudo puede carecer de la importancia necesaria. Detallar si éste incluye el IVA o no es mandatario para evitar posibles disputas futuras sobre el pago del mismo. Por otro lado, los periodos e importes de facturación deben quedar claramente definidos. Recordemos la importancia de incluir la divisa en la que se facturará el servicio, así como el momento de cambio aplicado (gestión de divisas en el momento de formalizar el contrato, en la fecha de pago u otro periodo) y las unidades de tiempo en las que se factura el servicio.
- Bonficaciones y penalizaciones: Es interesante incluir en detalle las penalizaciones sobre el pago atrasado –y bonificaciones, si existiesen, por pago adelantado- así como anticipos para el inicio del proyecto (si existiesen) y facturaciones adicionales. La duración del contrato y prórroga deben detallarse para aquellos propósitos particulares y convenios previos o acuerdos entre proveedor y cliente.
- Garantias y nivel de servicio: Deben detallarse los indicadores que garantizaran el cumplimiento del servicio pactado, así como las compensaciones y planes de contingencia en los desvíos de la prestación. Los apartados sobre fuerza mayor, responsabilidades y seguros nos aseguraran que cada parte cumple con su parte de actuaciones en caso de improviso (ya sea económico, desviaciones en el proyecto, desastre, …) evitando posibles reclamaciones futuras.
- Confidencialidad y protección de datos: Es importante revisar aquellas particularidades específicas del servicio, así como la revelación de secretos profesionales y acotarlas en un pacto de silencio. Del mismo modo, es importante incorporar los mecanismos necesarios para asegurar la integridad y secreto de los datos. Siempre es bueno contemplar la cesión de empleados y considerar de qué modo afecta esto al capital intelectual del proveedor.
- Resolución del contrato: En este apartado remarcamos todos aquellos supuestos en los que se contempla la posibilidad de rescindir el contrato por ambas partes.
- Aspectos legaqles: Los aspectos legales que se detallan en los apartados de interpretación, ley y jurisdicción terminan de cerrar cualquier vacío que se presente en los apartados anteriores. De todas formas, recordemos que la adhesion a códigos legales únicamente respalda el contenido del contrato. En ningún caso excluye o limita el ámbito de aplicación de las leyes pertinentes.
Recordemos que un contrato nunca es totalmente perfecto. Siempre existen agujeros o cláusulas incompletas que pueden incitar a la duda en su interpretación. El cometido debería ser aplicar el máximo esfuerzo para minimizar el riesgo de posibles fallos.
¿Se os ocurren más puntos importantes a tener en cuenta?